Inventaris kantor adalah daftar pencatatan barang-barang milik perusahaan yang digunakan dalam bisnis. Daftar tersebut meliputi barang-barang terkait kebutuhan penyelesaian tugas komputer, printer, alat tulis, dan lain sebagainya.

Daftar tersebut selanjutnya dicatat dalam buku yang memuat informasi meliputi nama barang, jenis, jumlah, tahun pembelian, harga, dan kode barang. Proses pencatatan ini penting bagi perusahaan dan harus dilakukan berikut penjelasannya.

Pentingnya Membuat Inventaris Kantor Bagi Perusahaan

Pencatatan atau inventarisasi perlu didokumentasikan dengan baik dan benar. Jika pencatatan jelas, mudah dipahami maka akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Berikut ini beberapa arti pentingnya membuat inventaris kantor.

1.      Menghemat Anggaran Perusahaan

Membuat pencatatan semua barang di kantor bisa membantu perusahaan menghemat anggaran. Penggantian barang bisa diperkirakan waktunya, sehingga menghindari pemborosan pengeluaran untuk barang-barang yang sebetulnya masih fungsional.

2.      Transparansi

Menyusun inventaris kantor dengan baik berarti menciptakan transparansi maupun akuntabilitas perusahaan. Pemilik perusahaan atau jajaran manajemen bisa lebih mudah melakukan kontrol terhadap semua aset.

3.      Mengamankan Aset

Membuat catatan yang akurat merupakan upaya mengamankan aset perusahaan. Daftar ini mencakup informasi, kondisi serta jumlah aset yang dimiliki perusahaan. Melalui data-data inventaris perusahaan dapat menghindari terjadinya kehilangan aset.

4.      Menghitung Kekayaan Perusahaan

Kekayaan perusahaan meliputi aset tidak bergerak dan aset bergerak. Dengan adanya daftar terkait inventaris barang tentu mempermudah perusahaan mengetahui jumlah kekayaan dengan lebih rinci.

5.      Membantu Pengambilan Keputusan

Adanya list inventaris kantor membantu para stakeholder melakukan pengambilan keputusan. Misalnya, perusahaan produsen makanan, pasti memiliki stok bahan mentah yang memiliki masa kadaluwarsa.

Jika ada list bahan mentah secara akurat, maka lebih mudah menentukan mana yang harus segera di-restock. Kemudian untuk bahan yang sudah kadaluwarsa bisa dijual untuk pakan ternak.

6.      Loyalitas Konsumen

Adanya pencatatan yang baik, staf bisa tahu jumlah stok tersedia. Saat konsumen membutuhkannya bisa langsung diberikan informasi mengenai macam barang serta stoknya masing-masing.

Hal ini tentu saja meningkatkan kepuasan serta loyalitas konsumen. Sebab perusahaan berhasil memberikan update info secara akurat, selain itu ketersediaan barang yang terjaga menyebabkan konsumen loyal dalam melakukan pembelian.

Jenis-jenis dari Inventaris Kantor Berikut

Terdapat dua jenis inventaris barang dalam perusahaan yaitu benda bergerak dan tidak bergerak. Keduanya diatur dalam Pasal 504 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer). Benda bergerak, diatur Pasar 509-518 KUHPer, barang tidak bergerak pada Pasal 506-508 KUHPer.

1.      Benda Bergerak

Benda bergerak maksudnya adalah yang sifatnya dapat dipindahkan karena tidak menyatu dengan tanah. Jenis pertama ini dibagi jadi dua yaitu habis pakai dan tidak habis pakai. Benda habis pakai maksudnya hanya satu kali pemakaian seperti kertas, pensil, tinta.

Sementara benda tak habis pakai adalah yang dapat dipakai dalam jangka panjang serta berulang. Contohnya lemari, perangkat komputer, laptop, printer, meja, kursi dan banyak lagi.

Jadi pemakaiannya hanya 1x saja sesuai dengan namanya. Sedangkan yang tidak habis pakai itu bisa dimanfaatkan dalam waktu yang lama secara berulang. Misalnya seperti laptop, printer, lemari, dll.

Menurut ketentuan Undang-undang, hak pakai benda bergerak dan piutang juga masuk dalam benda bergerak. Artinya memang aset tersebut mudah dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain.

2.      Benda Tidak Bergerak

Benda tidak bergerak contohnya bangunan gedung dan tanah. Bisa disimpulkan bahwa aset ini adalah semua yang tidak dapat dipindahkan karena melekat pada tanah termasuk juga pohon jika berada di atasnya.

Aset tidak bergerak ini juga mencakup barang untuk tujuan pemakaian tertentu, contoh hasil produksi pabrik, benda yang melekat pada dinding bangunan. Termasuk juga semua benda yang diatur Undang-undang seperti hak kepemilikan tanah, hak usaha, dan lain sebagainya.

Cara Mudah Membuat Inventaris Kantor

Membuat catatan inventaris sebetulnya mudah dan bisa dilakukan secara manual. Khususnya bagi perusahaan baru, bisa menyediakan staf khusus untuk mengerjakannya. Berikut beberapa langkah mudah membuat daftar inventaris.

1.      Pencatatan Barang

Langkah pertama adalah mencatat setiap barang yang ada di kantor. Terlebih dahulu buat format inventaris kantor sesuai jumlah macam barang yang ada agar mudah menambahkan jumlah.

Tulis dalam daftar apa saja yang ada, baik itu masih digunakan atau digunakan dalam intensitas jarang atau yang sudah tidak digunakan. Hal ini untuk mencocokkan dengan data kebutuhan perusahaan di kemudian hari.

2.      Pendataan Inventaris ke Buku Induk

Proses tahap pertama harus dilakukan dengan benar dan akurat tanpa ada yang terlewat. Selanjutnya pindahkan dengan rapi hasil pencatatan ke dalam buku induk. Buku ini nantinya yang akan jadi acuan dalam pelaporan.

Pada buku induk ini pencatatan bisa dilakukan dengan penggolongan barang sesuai kode inventaris. Jadi Anda perlu membuatnya terlebih dahulu. Bedakan setiap golongan berdasarkan klasifikasi tertentu.

3.      Kode Klasifikasi Barang

Buat kode klasifikasi, lalu tempelkan pada setiap barang. Tahap ketiga ini akan sangat memudahkan Anda atau staf lain dalam menyesuaikan pencatatan dengan letak keberadaan barang di lapangan.

Cara ini efektif membantu menemukan barang hilang dengan cepat. Jika pada posisi yang dimaksud tidak ditemukan barang seharusnya bisa segera membuat laporan secara lebih rinci.

4.      Kode Pengguna Barang

Tahap ini dilakukan jika pengguna barang berbeda-beda untuk memudahkan pengawasan. Misalnya, pencatatan inventaris ruangan, maka membuat kartu inventaris ruangan untuk mengetahui siapa saja yang pernah menggunakan ruangan tersebut.

Contoh Inventaris Kantor yang Efisien

Membuat daftar barang-barang di kantor bisa menggunakan metode paling mudah yaitu mencatat manual. Prinsipnya adalah terpisah berdasarkan klasifikasi. Berikut beberapa contoh pencatatan barang-barang perusahaan.

1.      Inventarisasi Ruangan Kantor

Banyak perusahaan melakukan pencatatan barang-barang di setiap ruangan. Tujuannya untuk memastikan bahwa ruangan tersebut memiliki fungsi dengan fasilitas memadai.

Pencatatan barang-barang memungkinkan pengguna ruangan dapat memanfaatkan secara efisien. Apabila terdapat kerusakan maka bisa diketahui apa penyebabnya serta kemana pos biaya akan dilibatkan untuk memperbaikinya.

2.      Barang Elektronik Kantor

Contoh inventaris kantor ini paling mudah ditiru jika Anda baru mulai membuatnya. Setiap perusahaan pasti memiliki data jumlah, keberadaan, seri setiap barang elektronik seperti TV, komputer, AC, lampu dan sebagainya.

Perabot elektronik ini merupakan aset penting. Apabila terjadi kerusakan maka harus segera diperbaiki atau diganti, dimana keduanya pasti memerlukan biaya. Hal ini berkaitan langsung dengan fungsi pencatatan yaitu efisiensi biaya perusahaan dengan tepat.

3.      Dokumen Perusahaan

Contoh selanjutnya adalah daftar dokumen perusahaan. Dokumen perusahaan apapun isinya merupakan item penting yang harus dipantau. Bahkan kop surat saja penting untuk dipantau keluar masuknya.

Daftar catatan surat keluar masuk ini menjadi indikasi aktivitas usaha sehat. Bisa juga dijadikan sebagai barang bukti apabila di kemudian hari terdapat sengketa. Dokumen lain seperti nota, kwitansi juga biasanya sudah ada registrasinya.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri dalam membuat suatu daftar aset, tergantung jenis bidang usahanya. Anda bisa mulai mendata apa saja yang dimiliki serta difungsikan dalam operasional. Inventaris kantor ini sangat besar manfaatnya bagi pertumbuhan bisnis.