Siapa yang tidak tau program aplikasi Microsoft Excel? Ya, Microsoft Excel merupakan perangkat lunak komputer yang memiliki kelebihan untuk melakukan perhitungan yang terstruktur. Selain Microsoft Word, Microsoft Excel juga digunakan oleh hampir semua pengguna komputer, salah satunya untuk kepentingan perkantoran. Excel pun biasa digunakan untuk membuat grafik, tabel, mengolah angka, hingga analisis yang sangat kompleks. Perusahaan yang ingin melakukan pencatatan fixed asset pun biasanya masih menggunakan Microsoft Excel. Beberapa perusahaan berasumsi bahwa banyaknya data yang dimiliki sebuah aset seperti nama aset, kondisi aset, lokasi aset, kategori aset, jumlah aset, dan lainnya akan diolah dengan tepat dengan bantuan Microsoft Excel. Namun jika pencatatan di perusahaan anda masih menggunakan Micrsoft Excel, perusahaan anda mengalami berbagai macam kerugian. Lalu apa saja kerugiannya?
- Resiko Terjadinya Human Error
Kesalahan ketik atau lebih dikenal dengan istilah typo ssaat menginput data bisa saja terjadi dan beresiko menimbulkan efek berantai dalam pengumpulan data aset. Oleh karena itu, pencatatan aset menggunakan Excel dibutuhkan ketelitian dan kecermatan agar data yang diinput sudah benar sebelum disimpan di dokumen perusahaan.
- Mengetik Informasi Aset Secara Manual
Anda harus mengetik secara manual informasi yang dimiliki oleh aset kedalam Excel. Aset yang dimiliki perusahaan tentunya tidak sedikit dan anda tidak bisa melakukan penginputan data aset dalam satu waktu. Proses ini juga akan lebih sulit jika aset perusahaan sering berpindah-pindah lokasi sehingga informasi mengenai aset ini harus selalu di update sesuai dengan kondisi terakhirnya. Tidak praktis bukan?
- Tidak Ada Pengingat/Notifikasi
Beberapa aset harus diberikan perawatan lebih agar kondisinya tetap terjaga dan dapat terus mendukung kegiatan operasional perusahaan. Ketika perusahaan tidak rutin dalam melakukan perawatan, aset akan mengalami kerusakan dan berdampak pada operasional perusahaan sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih untuk mempebaiki aset yang rusak tersebut. Dengan software manajemen aset seperti SISCA, perusahaan akan mendapatkan pemberitahuan secara otomatis ketika sebuah aset harus diberikan perawatan. Dengan fitur ini, kondisi aset akan lebih terawat dan umur aset akan lebih panjang.
- Data Kurang Akurat
Jika perusahaan sudah menginput informasi aset dengan lengkap namun tidak mencatat perubahan informasi aset akan beresiko ketidakakuratan informasi aset. Apalagi jika informasi aset terdahulu tidak diperbaharui. Hal ini akan berkaibat pada saat dilakukan audit ketika akhir tahun jika informasi aset tidak akurat.
- Membutuhkan Waktu Yang Lama Untuk Rekonsiliasi Data
Setiap akhir tahun perusahaan akan melakukan tutup buku dan kegiatan audit. Proses audit adalah membandingkan data sebelumnya dengan hasil saat audit. Melakukan rekonsiliasi antar dua dokumen excel yang berbeda membutuhkan waktu yang lama karena harus membandngkan satu persatu.
Ternyata banyak kerugian yang akan dialami jika perusahaan masih menggunakan cara manual untuk pendataan aset. Seharusnya perusahaan sudah menggunakan software manajemen aset agar pendataan aset di perusahaan lebih tertata, efektif, dan akurat.
Leave A Comment