Bicara soal inventaris kantor atau perusahaan, maka tak bisa terlepas dengan yang namanya penomoran aset kantor. Karena penomoran aset ini sangat penting untuk memudahkan proses pemeliharaan, pemantauan, hingga pengadaan aset yang perlu diperbarui.
Aset kantor adalah semua barang yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional. Aset kantor bisa berupa barang bergerak maupun tidak bergerak, seperti peralatan kantor, kendaraan, tanah, dan bangunan.
Penomoran aset kantor merupakan proses pemberian nomor identitas pada setiap aset kantor tersebut. Nomor identitas ini berfungsi untuk memudahkan identifikasi, pengelolaan, dan pengawasan aset kantor.
Jadi dalam memberikan penomoran aset, tidak bisa sembarang dilakukan. Tidak bisa hanya sekadar memberikan nomor urut dari 01 dan seterusnya. Semakin banyak aset perusahaan yang dimiliki, maka penomorannya pun juga akan lebih unik.
Penomoran aset kantor yang efektif dapat membantu perusahaan untuk:
- Menjaga keakuratan data aset kantor
- Mempermudah proses pencarian aset kantor
- Memantau kondisi aset kantor
- Mempermudah proses pencatatan aset kantor
- Membantu dalam proses pelaporan aset kantor
Prinsip-prinsip Penomoran Aset Kantor
Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan penomoran aset kantor, yaitu:
1. Sistem penomoran yang jelas dan terstruktur
Melakukan penomoran aset harus dilakukan dengan sistem penomoran yang jelas dan terstruktur agar memudahkan proses identifikasi dan pengelolaan inventaris perusahaan ke depannya.
Salah satu ciri sistem penomoran yang baik harus dapat membedakan antara satu aset dengan aset lainnya hanya dengan melihat nomor tersebut. Serta dapat menunjukkan informasi penting tentang aset tersebut.
2. Penomoran yang konsisten
Konsistensi sangat diperlukan dalam penomoran inventaris kantor. Agar apabila ada masalah bisa mudah dalam pelacak dan mengendalikannya. Untuk aset yang sejenis, harus diberikan nomor aset yang sama juga.
Sehingga ketika proses pencarian dan pengecekan tidak perlu melihat manual book atau catatan lagi.
3. Penomoran yang mudah dipahami
Dalam penomoran aset kantor harus mudah dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan, termasuk karyawan, petugas inventaris, dan auditor. Jangan membuat nomor yang terlalu rumit atau pakai kode-kode yang tidak mudah dipahami oleh pihak lain.
Nomor aset yang rumit akan menyulitkan proses identifikasi dan pengelolaan aset kantor.
Langkah-langkah Penomoran Aset Kantor
Karena proses penomoran aset perusahaan tidak bisa sembarangan, untuk itu perlu langkah yang memudahkan dalam melakukan inventarisasi.
Berikut beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk membuat penomoran aset kantor.
1. Menyusun daftar aset kantor
Yang pertama harus dilakukan adalah menyusun semua daftar aset kantor yang akan beri nomor. Buat daftar aset yang terdiri dari informasi : Nama Aset, Jenis Aset, Lokasi Aset, dan Nilai Aset.
Jika ada informasi lain yang perlu ditambahkan bisa disesuaikan sendiri.
2. Membuat sistem penomoran
Langkah selanjutnya adalah membuat sistem penomoran. Nah ini merupakan langkah perlu didiskusikan dengan semua pihak yang terkait. Karena nantinya akan dibuat sistem penomoran dengan kode-kode tertentu yang semua pihak harus mengetahuinya.
Dalam membuat sistem penomoran, jangan gunakan kode atau simbol yang terlalu panjang. Singkat tetapi mudah untuk membedakan aset satu dan lainnya. Intinya harus jelas, terstruktur, dan konsisten.
3. Memberi nomor pada aset kantor
Apabila struktur sistem penomoran sudah dibuat, langkah terakhir tinggal memberikan nomor pada aset perusahan yang dimiliki. Untuk kemudian nomor aset tersebut bisa dicetak pada label dan ditempel pada aset yang ada.
Contoh Sistem Penomoran Aset Kantor
Untuk memudahkan, berikut ini contoh sederhana dalam sistem penomoran aset kantor.
Tips Mudah Sistem Penomoran Aset Kantor
Agar sistem penomoran aset perusahaan Anda bisa memudahkan semua pihak, pastikan sistem penomorannya :
- Menggunakan sistem penomoran yang sederhana. Sistem penomoran yang sederhana akan lebih mudah diingat dan dipahami oleh semua pihak yang berkepentingan.
- Gunakan nomor yang unik. Nomor aset harus unik agar dapat membedakan antara satu aset dengan aset lainnya.
- Gunakan nomor yang mudah dibaca. Nomor aset harus mudah dibaca agar tidak mudah tertukar dengan nomor aset lainnya.
- Gunakan nomor yang tahan lama. Nomor aset harus tahan lama agar tidak mudah rusak atau luntur.
Solusi Software Penomoran Aset Kantor
Umumnya beberapa perusahaan atau organisasi masih menggunakan Excel untuk membuat sistem penomoran aset. Padahal cara seperti itu selain memakan waktu yang lama juga kurang efektif. Risiko data rusak atau hilang sangat besar, dan tentunya juga kurang fleksibel saat penggunaan.
Untuk itu menggunakan software pencatat data aset perusahaan adalah solusi terbaik. Sebagai contoh software SISCA – Sistem Catat Aset. Software ini sudah memiliki fitur yang sangat lengkap untuk kebutuhan penomoran aset perusahaan. Tidak hanya itu, pencatatan aset kantor pun juga akan dimudahkan dengan penggunaan software ini.
Salah satu fitur menarik adalah penggunaan teknologi RFID sebagai label aset. Sehingga ini akan memudahkan saat pendataan dan pencarian barang.
Detail fitur SISCA bisa dilihat di sini. Tersedia juga fitur Demo yang bisa Anda coba.
Leave A Comment