Setiap perusahaan wajib melakukan pendataan aset yang merupakan sumber daya penting. baik perusahaan yang sudah besar maupun rintisan dengan skala bisnis kecil, pendataan ini berpengaruh terhadap efisiensi bisnis.

Manfaatnya cukup besar bagi keberlangsungan operasional serta daya saing bisnis dengan para kompetitor. Cara melakukannya juga mudah bisa menggunakan metode manual maupun memanfaatkan tools online, berikut penjelasannya.

Pentingnya Melakukan Pendataan Aset Perusahaan

Demi menghindari kerugian yang berkaitan dengan biaya, setiap bisnis perlu melakukan pendataan seluruh asetnya. Berikut manfaat sekaligus arti penting dari proses tersebut bagi keberlangsungan usaha.

1.      Meningkatkan Keamanan

Alasan penting pertama mengapa pendataan aset harus dilakukan adalah karena laporan tersebut mampu meningkatkan keamanan perusahaan. Jumlah aset atau kekayaan yang terlalu banyak seringnya membuat pengelolaan kurang efektif.

Dengan dibuat suatu daftar masing-masing item, lengkap dengan kondisi serta informasi lainnya bisa mengoptimalkan penggunaannya. Pada jangka panjang hal ini akan sangat menunjang profit perusahaan.

2.      Menghindari Pembelian Berlebihan

Pendataan yang akurat juga menghindari terjadinya pembelian berlebihan terhadap aset. Hal ini sekaligus memaksimalkan efisiensi biaya perusahaan. Semua barang yang masih fungsional bisa dimaksimalkan tanpa harus membeli baru.

3.      Menghindari Ketidakpastian

Laporan hasil dari pendataan akan jadi landasan perusahaan dalam menganalisa serta mengidentifikasi aset yang perlu dilindungi. Saat terjadi permasalahan perusahaan dapat segera mencari solusi terbaik tanpa menanggung kerugian.

Misalnya perusahaan perlu menjual salah satu aset guna mendapat dana segar untuk menyelesaikan hutang. Perusahaan sudah bisa menetapkan dengan cepat mana yang akan dijual berdasarkan urutan prioritas.

4.      Menjaga Nilai

Aset harus tetap dijaga dengan baik melalui pendataan sehingga nilainya tetap tinggi. Jika sampai terjadi penurunan nilai maka perusahaan harus mengupayakan langkah-langkah tertentu untuk meng-cover nilai aset tersebut berdasarkan laporan pencatatan.

5.      Memonitor Seluruh Kekayaan

Pentingnya pendataan aset juga berkaitan dengan fungsi monitoring kekayaan perusahaan. Terutama kekayaan yang mengalami penyusutan karena tidak digunakan dalam waktu lama. Adanya laporan dapat menghindari penyusutan tersebut.

6.      Memudahkan Penyusunan Anggaran

Laporan hasil pendataan juga dapat digunakan untuk penyusunan anggaran dengan mudah. Menghindari penyimpangan antara aset yang perlu dihapus dan yang perlu diperpanjang usianya.

Langkah-langkah Melakukan Pendataan Aset Perusahaan

Melakukan pendataan untuk item kekayaan perusahaan tidak boleh sembarangan. Perlu dilakukan dengan cermat melalui perencanaan terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkah melakukan pendataan dengan benar.

1.      Persiapan dan Pembentukan Tim

Langkah pertama melakukan pendataan aset adalah persiapan serta pembentukan tim. Tentunya tidak harus dilakukan oleh semua staf, agar lebih efektif perlu dibentuk tim khusus yang paham kinerja pemetaan kondisi, lokasi, hingga teknis pelaksanaan pendataan.

2.      Mengumpulkan Dokumen dan Data

Jika pendataan sudah pernah dilakukan sebelumnya, saat akan melakukannya lagi diperlukan dokumen dan data terdahulu. Dokumen ini sebagai acuan penghitungan serta pencatatan agar tidak terjadi selisih.

Data-data yang diperlukan berkaitan dengan jenis, jumlah, kondisi, laporan mutasi barang, dan sebagainya. Data tersebut akan jadi tujuan saat ada barang baru, maka cara pencatatannya disamakan seperti laporan terdahulu.

3.      Membuat Daftar dan Dokumen Penunjang

Sebelum pendataan dilakukan perlu dibuat tabel terlebih dahulu berisi variabel yang harus didata. Tabel bisa dibuat dalam bentuk print out kemudian bagikan kepada anggota tim untuk mengisinya.

4.      Pendataan dan Pelabelan Asset

Langkah selanjutnya adalah mengisi daftar aset yang sudah dibuat. Kemudian lakukan penghitungan serta pencatatan aset yang bertambah, berkurang, atau berpindah. Catat juga kondisi terakhir apakah baik, rusak, atau hilang.

5.      Rekonsiliasi Data

Ini digunakan untuk memastikan aset yang masih ada atau hilang, dan seperti apa kondisinya. Jika sudah benar, maka laporan final pendataan aset bisa langsung dibuat.

Plus Minus Pendataan Aset secara Manual

Pencatatan atau pendataan secara manual masih banyak dilakukan terutama oleh perusahaan baru. Salah satu alasannya adalah untuk efisiensi biaya apalagi karena jumlah aset masih sedikit dengan lokasi yang mudah ditemukan.

Menggunakan metode pencatatan manual memang cukup membantu bagi bisnis baru. Selain menghemat biaya karena tidak perlu menyiapkan perangkat digital, prosesnya lebih mudah dan bisa dikerjakan siapa saja.

Setiap karyawan baru bisa diberikan training langsung untuk melakukan pencatatan aset. Prosesnya yang cukup sederhana menjadikan tugas pencatatan bisa dikerjakan oleh siapa saja karena tidak ada teori atau teknik khusus.

Kinerjanya sesederhana menyiapkan alat tulis, kemudian menghitung, mengidentifikasi lokasi, serta potensi penggunaannya. Contoh melakukan pendataan aset berupa aktiva tetap barang-barang elektronik.

Tim yang dibentuk cukup membawa buku serta pena untuk menghitung masing-masing item, lokasi serta penggunaannya. Misalnya di ruang kerja admin gudang ada 1 perangkat komputer, dengan penggunaan intensitas tinggi.

Dari laporan sederhana ini atasan atau supervisor yang bertanggung jawab bisa melakukan berbagai analisa. Seperti kapan komputer perlu maintenance, kapan perlu mengganti dengan yang baru dan sebagainya.

Kinerja pencatatan ini paling ideal dilakukan untuk bisnis baru dengan skala operasional kecil. Jika sudah mencakup banyak cabang perusahaan maka metode manual sudah kurang efektif lagi. Sebab untuk membuat laporan global diperlukan data dari cabang lain.

Plus Minus Pendataan Aset Melalui Fasilitas Digital

Sama halnya seperti proses manual, pencatatan online memiliki kelebihan dan kekurangan sendiri. Salah satu kelebihannya adalah lebih efisien dari segi waktu dan tenaga karena beberapa laporan dihasilkan secara otomatis.

Contoh, laporan hasil perhitungan akhir jumlah suatu barang, lokasi, serta usia penggunaannya. Tidak perlu mengkalkulasi manual, sistem sudah akan langsung menghitung apabila terdapat item yang dijual, rusak, hilang dan sebagainya.

Laporan hasil pencatatan jadi lebih cepat didapat meskipun perusahaan memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Aset yang besar bisa dikelola dengan efektif dan efisien karena sistem pelaporan otomatis.

Kelebihan lainnya menggunakan fasilitas digital adalah menghindari kehilangan aset akibat pencurian, atau kerusakan. Hasil pencatatan menggunakan fasilitas digital atau aplikasi sudah termasuk jadwal perawatan atau perbaikan.

Contoh untuk perangkat komputer, sudah ada jadwal perawatannya misalnya pembaruan sistem operasi, penambahan memori, pembersihan dan sebagainya. Contoh lainnya printer, sudah ada jadwal penggantian tinta atau part lain didalamnya.

Dengan demikian, maka risiko kerusakan yang berakibat aset tidak dapat digunakan lagi bisa dihindari. Termasuk juga risiko pencurian misalnya karena dipinjam oleh pegawai lalu tidak kembali dalam jangka waktu tertentu.

Aplikasi pendataan sudah lengkap dengan identitas aset, tanggal peminjaman, tanggal seharusnya dikembalikan. Jadi saat aset tersebut belum kembali ke perusahaan bisa ditelusuri siapa yang harus bertanggung jawab.

Dibalik segala kemudahannya terutama untuk bisnis besar, diperlukan pelatihan khusus, biaya berlangganan aplikasi, ketergantungan pada jaringan internet dan risiko keamanan data perusahaan. Ini yang perlu diantisipasi misalnya dengan menyiapkan pos biaya khusus.

Baik menggunakan media digital atau melakukan pencatatan secara manual, langkah-langkahnya perlu diikuti dengan benar. Tujuannya supaya setiap item wajib tidak terlewat sehingga laporan pendataan aset dapat digunakan terus-menerus.