Mengelola inventaris kantor adalah bagian penting dari operasional perusahaan, apalagi ketika perusahaan berkembang. Setiap barang, dari perangkat elektronik hingga alat tulis, harus tercatat dengan rapi agar tidak ada kebingungan dalam penggunaan maupun penggantian.

Seringkali, banyak perusahaan yang mengandalkan Excel (Spreadsheet) untuk mengatur inventaris mereka. Alat ini dianggap sederhana, familiar, dan tidak membutuhkan biaya tambahan. Namun, seiring waktu, muncul banyak kendala yang tak terhindarkan ketika skala inventaris semakin besar. Excel yang pada awalnya tampak praktis, malam membuat pencatatan aset jadi berantakan.

Excel Tidak Dirancang Khusus untuk Pengelolaan Aset

Software Excel adalah alat serbaguna, tetapi tidak dirancang khusus untuk keperluan inventarisasi. INi yang harus Anda garis bawahi. Keterbatasan Excel terlihat ketika perusahaan memiliki banyak aset dengan data yang terus bertambah dan semakin kompleks. Meski lembar kerja Excel dapat memuat berbagai data, aplikasi ini tidak dilengkapi fitur untuk mendukung pengelolaan aset yang komprehensif.

Misalnya, jika Anda perlu melacak pergerakan aset dari satu ruangan ke ruangan lain, Excel tidak memiliki kemampuan untuk otomatisasi ini. Segala perubahan harus dilakukan secara manual, dan ini sering kali menyebabkan kesalahan atau ketidaksesuaian data. Begitu pula ketika harus menghitung penyusutan aset, Excel hanya mampu memberikan perhitungan jika kita membuat rumus sendiri, yang bisa jadi sulit bagi pengguna awam.

Rentan terhadap Kesalahan Manusia

Penggunaan Excel sangat mengandalkan input manual, sehingga risiko kesalahan manusia sangat tinggi. Salah memasukkan data atau melakukan perubahan pada formula bisa berdampak besar pada keakuratan informasi inventaris. Menurut sebuah studi, sekitar 88% dari lembar kerja Excel mengandung kesalahan serius yang dapat berdampak pada keputusan bisnis.

Misalnya, dalam satu file Excel yang besar dan rumit, bisa saja satu kesalahan kecil pada data cell tertentu menyebabkan kekeliruan total dalam perhitungan stok barang atau pelacakan aset. Ketika kesalahan seperti ini terjadi, memperbaikinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit, yang pada akhirnya mengurangi efisiensi kerja tim.

Kesulitan dalam Kolaborasi dan Keamanan

Kolaborasi menggunakan Excel juga memiliki keterbatasan. Ketika beberapa orang bekerja pada file yang sama, terutama jika perusahaan belum menggunakan platform berbasis cloud, sinkronisasi data bisa menjadi masalah besar.

Ada risiko bahwa beberapa data bisa hilang atau tertimpa akibat versi yang berbeda-beda dari file Excel. Selain itu, keamanan data juga menjadi tantangan tersendiri. Excel tidak memiliki proteksi berlapis yang cukup untuk melindungi data sensitif perusahaan dari potensi kebocoran atau penyalahgunaan.

Terbatasnya Fitur Pelaporan dan Monitoring

Saat kita berbicara tentang pengelolaan inventaris yang efisien, pelaporan dan monitoring menjadi aspek penting. Sayangnya, Excel hanya mampu menyediakan laporan standar tanpa visualisasi data yang memadai.

Untuk perusahaan yang ingin memantau pergerakan barang secara real-time, membuat laporan otomatisasi, atau bahkan memvisualisasikan tren penggunaan barang, Excel sangat terbatas. Semua itu harus dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan menghambat analisis yang lebih mendalam.

Lalu Apa Solusi yang Lebih Baik?

Dari berbagai kekurangan ini, kami memperkenalkan Sistem Catat Aset berbasis web dan mobile bernama SISCA. Aplikasi ini dirancang khusus untuk pengelolaan aset perusahaan dengan fitur yang lebih lengkap dibandingkan Excel. SISCA memungkinkan pencatatan aset yang lebih terstruktur, otomatisasi perhitungan penyusutan, hingga pelacakan pergerakan aset secara real-time.

Dengan menggunakan SISCA, risiko kesalahan manusia dapat diminimalisir karena data dapat diinput dengan lebih akurat melalui sistem yang terintegrasi. Selain itu, fitur kolaborasi pada SISCA memungkinkan seluruh tim untuk bekerja pada satu platform yang sama tanpa khawatir tentang versi file yang berbeda. Keamanan juga lebih terjamin dengan lapisan proteksi dan otorisasi pengguna yang disediakan oleh aplikasi.

SISCA juga menawarkan fitur pelaporan yang canggih. Anda dapat menghasilkan laporan lengkap dengan grafik dan visualisasi data yang membantu dalam pengambilan keputusan. Semua ini bisa diakses dengan mudah melalui desktop maupun perangkat mobile, sehingga memudahkan monitoring kapan saja dan di mana saja.

Pencatatan aset juga tidak akan mengalami kesalahan, karena sudah menggunakan teknologi QR Code dan RFID tag.

Ingin mencoba SISCA? Request Demo Sekarang!