Mengelola inventaris kantor mungkin terdengar sepele, tetapi bagi banyak pelaku usaha, ini adalah tantangan yang bisa menguras energi dan sumber daya. Bayangkan Anda sedang menjalankan sebuah proyek besar, tiba-tiba menemukan bahwa peralatan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas justru hilang atau tidak tersedia.

Situasi seperti ini bukan hanya mengganggu alur kerja, tetapi juga dapat merusak reputasi perusahaan di mata klien. Di sinilah aplikasi inventaris kantor berperan penting, menjadi mitra strategis dalam menjaga kelancaran operasional.

Namun, dengan berbagai pilihan yang ada, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda memilih solusi yang paling tepat untuk kebutuhan bisnis Anda? Di sini kami mencoba memberikan tipsnya untuk Anda agar bisa menemukan atau memilih aplikasi inventaris kantor yang terbaik untuk perusahaan Anda.

Memahami Kebutuhan Bisnis Anda

Yang jadi pertanyaan awal tentu apakah Anda sudah mengetahui apa saja kebutuhan bisnis Anda? Hal ini penting untuk menganalisis kebutuhan spesifik bisnis Anda.

Karena setiap bisnis memiliki karakteristik yang unik, dan aplikasi inventaris yang digunakan harus mencerminkan hal tersebut. Apakah Anda menjalankan usaha kecil yang hanya membutuhkan sistem sederhana untuk mengelola beberapa aset? Atau mungkin Anda mengelola perusahaan besar dengan banyak lokasi dan ratusan jenis inventaris? Mengetahui skala dan kompleksitas inventaris Anda adalah langkah awal yang akan membantu menentukan aplikasi yang cocok untuk perusahaan Anda.

Agar lebih mudah mengetahui kebutuhan bisnis Anda, ada dua hal yang bisa dijadikan patokan.

Menggali Jenis Aset yang Dikelola

Penting untuk mempertimbangkan jenis aset yang akan Anda kelola menggunakan aplikasi tersebut. Aset dapat berupa barang fisik, seperti peralatan kantor, inventaris produk, hingga aset digital, seperti perangkat lunak. Dengan mengenali jenis aset ini, Anda bisa memilih aplikasi yang menawarkan fitur spesifik sesuai dengan kebutuhan tersebut.

Menentukan Volume Transaksi

Perkirakan volume transaksi yang akan terjadi. Jika bisnis Anda sering melakukan pembelian atau penjualan barang, Anda mungkin membutuhkan aplikasi yang mampu menangani volume besar dan memperbarui data secara real-time. Sebaliknya, jika Anda hanya memerlukan sistem untuk memantau beberapa barang, aplikasi yang lebih sederhana mungkin sudah mencukupi.

Identifikasi Fitur Utama

Setelah memahami kebutuhan bisnis, langkah berikutnya adalah mengevaluasi fitur yang ditawarkan oleh aplikasi inventaris. Berikut adalah beberapa fitur penting yang perlu Anda pertimbangkan:

  1. Pelacakan Aset Secara Real-Time. Kemampuan untuk melacak aset secara real-time sangat penting untuk memastikan Anda selalu tahu lokasi dan status setiap barang. Aplikasi yang menawarkan pelacakan berbasis kode QR atau RFID dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi.
  2. Laporan dan Analisis Mendalam. Aplikasi yang baik harus mampu menghasilkan laporan yang membantu Anda memahami penggunaan aset dan membuat keputusan yang lebih baik. Laporan ini dapat mencakup analisis pengeluaran, frekuensi penggunaan, hingga prediksi kebutuhan masa depan.
  3. Integrasi dengan Sistem Lain. Pertimbangkan apakah aplikasi dapat terintegrasi dengan perangkat lunak lain yang sudah Anda gunakan, seperti sistem akuntansi, manajemen proyek, atau sistem CRM. Integrasi ini memungkinkan alur kerja yang lebih mulus dan mengurangi duplikasi data.
  4. Antarmuka Pengguna yang Intuitif. Antarmuka yang mudah digunakan memungkinkan karyawan untuk mengadopsi sistem baru tanpa perlu pelatihan yang rumit. Pastikan aplikasi memiliki desain yang sederhana dan navigasi yang jelas.
  5. Multi Platform. Di era dengan mobilitas tinggi seperti sekarang ini, sangat perlu untuk memiliki aplikasi manajemen aset yang bisa multi platform. Artinya tidak hanya bisa dijalankan di PC Desktop saja, tetapi juga bisa diakses dari mobile atau smartphone. Sehingga akan meningkatkan efektifitas pengelolaan aset.
  6. Teknologi yang Digunakan. Tentu jika ada yang berbasis cloud atau website, itu adalah pilihan yang terbaik. Karena dari sisi keamanan dan fleksibilitas akan lebih baik jika dibandingkan dengan aplikasi berbasis desktop.

Perhatikan Biaya dan Lisensi

Saat memilih aplikasi, jangan hanya melihat harga awalnya. Penting untuk mempertimbangkan semua biaya yang terkait, termasuk biaya langganan bulanan atau tahunan, serta biaya tambahan untuk fitur premium. Lakukan perbandingan antara beberapa aplikasi untuk memastikan Anda mendapatkan nilai yang sebanding dengan investasi yang dikeluarkan.

Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO)

Menghitung Total Cost Ownership (TCO) dapat membantu Anda memahami biaya jangka panjang dari aplikasi tersebut. TCO mencakup biaya awal, biaya pemeliharaan, biaya pelatihan, dan biaya tambahan lain yang mungkin muncul di kemudian hari. Dengan menghitung TCO, Anda bisa membuat keputusan yang lebih tepat dan terinformasi.

Keamanan Data

Keamanan data adalah hal yang tak bisa diabaikan dalam memilih aplikasi inventaris. Dalam dunia bisnis, informasi yang sensitif harus dilindungi dengan baik. Pastikan aplikasi yang Anda pilih memiliki protokol keamanan yang memadai untuk melindungi informasi aset dan data bisnis Anda. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

  • Enkripsi Data. Pastikan aplikasi menggunakan enkripsi untuk melindungi data yang dikirim dan disimpan.
  • Kebijakan Privasi yang Jelas. Bacalah kebijakan privasi dari penyedia aplikasi untuk memahami bagaimana data Anda akan digunakan dan dilindungi.
  • Autentikasi Multi-Faktor. Pilih aplikasi yang menawarkan autentikasi multi-faktor untuk meningkatkan keamanan akses ke sistem.

Dukungan dan Pembaruan

Dukungan pelanggan yang baik adalah indikator penting dari aplikasi yang dapat diandalkan. Pastikan penyedia aplikasi menawarkan dukungan teknis yang responsif, baik melalui telepon, email, atau chat. Hal ini sangat penting, terutama saat Anda menghadapi masalah teknis atau memerlukan bantuan.

Pentingnya Pembaruan Sistem

Perhatikan juga seberapa sering penyedia aplikasi melakukan pembaruan sistem untuk meningkatkan fungsionalitas dan keamanan. Pembaruan rutin menunjukkan bahwa penyedia berkomitmen untuk memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.

Uji Coba dan Feedback Pengguna

Sebelum memutuskan untuk membeli, jangan ragu untuk melakukan uji coba aplikasi. Banyak penyedia menawarkan masa percobaan gratis. Manfaatkan kesempatan ini untuk melihat bagaimana aplikasi tersebut bekerja dalam lingkungan bisnis Anda.

Mendapatkan Umpan Balik dari Tim

Libatkan tim Anda dalam proses pengujian. Umpan balik dari karyawan yang akan menggunakan aplikasi sehari-hari sangat berharga. Mereka mungkin memiliki perspektif yang berbeda dan dapat memberikan wawasan yang tidak terpikirkan sebelumnya.

Mengapa Memilih SISCA?

SISCA, Sistem Catat Aset berbasis web dan mobile app, menawarkan solusi inovatif untuk kebutuhan inventaris kantor Anda. Dengan fitur pelacakan aset yang canggih dan antarmuka yang user-friendly, SISCA memudahkan Anda dalam mengelola inventaris secara efisien. Sistem ini memungkinkan Anda untuk melacak aset secara real-time, menghasilkan laporan analisis mendalam, dan terintegrasi dengan berbagai sistem lain yang mungkin Anda gunakan.

Keunggulan SISCA :

  1. Kemudahan Akses. Aplikasi ini dapat diakses dari berbagai perangkat, baik desktop maupun mobile, memungkinkan Anda untuk mengelola inventaris kapan saja dan di mana saja.
  2. Fitur Pelaporan Kustom. SISCA memungkinkan Anda untuk membuat laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, membantu Anda mengambil keputusan yang lebih informasional.
  3. Dukungan Pelanggan yang Responsif. Dengan tim dukungan pelanggan yang siap membantu, Anda bisa mendapatkan bantuan kapan saja Anda membutuhkannya.
  4. Keamanan Data yang Terjamin. SISCA menggunakan teknologi enkripsi dan protokol keamanan terkini untuk melindungi data Anda.
  5. One Time Scanning. Dengan RFID handheld reader Anda bisa mendata aset Anda sekaligus dalam jarak 4 meter.
  6. Calculate Depreciation. Sistem SISCA juga menyediakan fitur penyusutan nilai aset Anda secara otomatis.

dan masih banyak lagi fitur SISCA lainnya yang bisa memberikan kenyamanan pengelolaan aset Anda.

Tertarik untuk mencoba SISCA? Request Demo Sekarang!