Untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang dimiliki, perusahaan harus melakukan kegiatan stock opname. Stock opname adalah istilah yang digunakan untuk kegiatan yang menghitung kembali stock barang yang terdapat di persediaan perusahaan. Stock opname dilakukan untuk meminimalisir perbedaan antara catatan fisik dengan catatan pembukuan. Perbedaan ini bisa disebabkan oleh kekeliruan dalam pencatatan ataupun adanya barang milik perusahaan yang rusak atau hilang. Selain untuk menghitung persediaan barang, kegiatan stock opname juga mempunyai tujuan sebagai berikut:

  1. Menginformasikan kuantitas serta kualitas barang.
  2. Guna mendapatkan HPP (Harga Pokok Penjualan) yang akan digunakan untuk menghitung laba rugi perusahaan.
  3. Menjadi alat control dan pengawasan barang yang disimpan dan dipergunakan oleh perusahaan.
  4. Sebagai perencanaan untuk stock persediaan di tahun berikutnya agar tidak mengalami kelebihan atau bahkan kekurangan stock.
  5. Agar perusahaan mengetahui jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan.

Stock opname dilakukan tidak hanya untuk mengetahui persediaan aset perusahaan saja, tapi juga dapat membantu menghitung kas, aktiva, utang dan piutang perusahaan. Petugas yang biasanya melakukan kegiatan stock opname adalah petugas audit yang bukan merupakan staff pencatat persediaan dari internal perusahaan. Pada umunya, perusahaan melakukan kegiatan stock opname secara rutin disetiap awal bulan guna menekan resiko selisih dari stock perusahaan. Berikut cara untuk melakukan stock opname:

  1. Menghentikan Pergerakan Barang Masuk dan Keluar dari Perusahaan.

Jika perusahaan akan melakukan stock opname, perusahaan harus menghentikan kegiatan barang masuk dan keluar dari perusahaan agar saat melakukan peritungan tidak terjadi selisih kelebihan atau kekurangan. Melakukan stock opname paling efektif adalah saat liburan, karena saat liburan tidak aka nada transaksi masuk dan keluar.

  1. Dilakukan Lebih dari Satu Orang

Pada dasarnya, stock opname bisa dilakukan oleh satu orang saja jika stock yang dimiliki perusahaan tidak banyak. Namun jika perusahaan tersebut memiliki banyak barang di lokasi yang berbeda, maka agar hasil yang didapat maksimal kegiatan stock opname harus dilakukan minimal oleh dua orang.

  1. Kelengkapan Dokumen

Sebelum melakukan stock opname, perusahaan harus mempersiapkan dan memeriksa kelengkapan dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk melakukan stock opname.

  1. Melakukan Perhitungan

Saat melakukan stock opname, perhitungan harus dilakukan dengan cermat dan teliti agar tidak terjadi kesalahan pada hasil stock opname.

  1. Membandingkan Jumlah Barang yang Tersedia dalam Gudang

Jika hasil dari perhitungan fisik sudah diketahui, selanjutnya membandingkan dengan pencatatan pada buku terkait jumlah ketersediaan barang di gudang.

  1. Membuat Laporan Stock Opname

Setelah semua langkah selesai, selanjutnya adalah membuat laporan stock opname. Laporan ini berisi hasil perhitungan persediaan barang di perusahaan.

  1. Melaporkan Hasil Laporan Stock Opname

Laporan stock opname harus dilaporkan kepada divisi terkait. Selain untuk kepentingan dokumen perusahaan, laporan stock opname dibutuhkan divisi keuangan untuk keperluan pembelian barang dikemudian hari.

Jika setelah melakukan stock opname terdapat selisih pada persediaan barang atau kas, maka perusahaan harus melakukan pengecekan ulang agar mengetahui jika kemungkinan adanya transaksi yang belum tercatat.