Menghadapi dunia yang sudah serba online, pemahaman terhadap manajemen aset digital atau DAM adalah hal penting. Seiring perkembangan zaman, digitalisasi bisnis juga semakin nyata. Banyak perusahaan menyimpan data berupa dokumen, gambar, dsb secara online.

Banyak hal penting didapatkan dari penyimpanan secara online ini, salah satunya menghemat tempat. Dokumen penting tidak perlu disimpan pada rak atau lemari, cukup pada satu perangkat, seperti PC atau juga dapat ditempatkan pada hard disk.

Mengenal Seputar Manajemen Aset Digital

Umumnya sama, yakni berupa pengelolaan terhadap harta kekayaan secara digital. Isi asetnya berupa dokumen, foto, video,materi promosi dan branding, serta lainnya. Bedanya, aset konvensional diatur secara konvensional juga, jenis online diatur secara digital.

Tujuan dari manajemen aset digital adalah untuk menyimpan dokumen dan lainnya secara lebih aman dan dapat diakses pihak-pihak terkait secara lebih mudah. Para pihak yang dapat mengakses dokumen ini akan dikenakan akses masuk sehingga tidak semua dapat mengakses.

Pengelolaan berbagai dokumen, foto, dan video, maupun alat promosi juga branding ini berkaitan juga dengan kontrol terhadap semuanya. Dalam dunia kerja, penyimpanan dokumen di satu tempat menjadikan alur kerja menjadi lebih efisien dan praktis.

Mengetahui Bagaimana Cara Kerja DAM

Digital Asset Management memiliki cara kerja khusus yang memberikan peran penting dalam perusahaan. Secara akurat, cara kerja manajemen aset digital meliputi beberapa hal berikut:

1. Bisa Custom Data

Custom data dalam artian Anda dapat mengklasifikasikan setiap data atau file berdasarkan kategori tertentu. Bisa berdasarkan jenisnya, urgensinya, tanggal disimpan, dan sebagainya. Ini dapat memudahkan dalam pencarian file atau data untuk memenuhi berbagai keperluan.

2. Dapat Berbagi Data

Karyawan di perusahaan dapat lebih mudah mengakses data cukup secara online. Misal, sebuah divisi dapat menyimpan file dalam satu folder yang dapat diakses oleh semua anggota divisinya. Dengan begitu tidak perlu menggunakan hard disk atau flash disk lagi.

3. Kontrol Tipe File

Penerapan manajemen aset digital dapat menjadi kontrol terhadap tipe file yang tersimpan pada perangkat. Variasi file bisa diminimalisir sehingga nantinya jenis file tersimpan sesuai dengan ketentuan yang diinginkan dengan tujuan mempermudah saat pendeteksian file.

4. Izin Akses Masuk

Izin akses masuk contohnya bisa berupa password untuk memasuki folder tertentu. Informasi mengenai akses masuk ini hanya boleh diketahui para pihak terkait. Selama kata kunci tidak bocor maka keamanan file akan terjamin meskipun nama foldernya terlihat.

Manfaat Pengelolaan Aset Digital

Dengan cara kerja di atas, ada berbagai manfaat dari manajemen aset digital yang bisa dirasakan. Berbagai manfaat tersebut berkaitan dengan beberapa hal penting berikut:

1. Mempermudah Kerja Remote

Penyimpanan file secara digital mempermudah setiap orang untuk mengaksesnya dari mana saja. Selama memiliki akses dan diizinkan untuk mendapatkan file sampai mengubahnya, maka dari rumah sekalipun setiap orang bisa melakukan pekerjaannya.

2. Menjaga Konsistensi Brand

Menjaga konsistensi brand karena penyimpanan file online bisa mempermudah perusahaan melakukan briefing kepada klien. Ketika ingin bekerja sama dengan pihak lain maka pihak lain itu bisa mendapatkan penjelasan mengenai brand secara digital dalam waktu singkat.

3. Penyederhanaan Distribusi File

Distribusi file menjadi semakin sederhana dan mudah karena tidak membutuhkan perangkat ketiga. Selama memiliki akses dan memang berkaitan dengan tanggung jawab kerjanya maka distribusi file bisa dilakukan dalam waktu singkat.

Tiga manfaat tersebut menjadi alasan perusahaan harus beradaptasi dengan perkembangan zaman. Berbagai keuntungan dan alasan manajemen aset digital tersebut dapat membuat perusahaan beradaptasi dengan dunia persaingan zaman sekarang.